10 vinkkiä etäryhmän hallintaan

10 vinkkiä etäryhmän hallintaan

On korostettu kerta toisensa jälkeen, että etätiimin käyttäminen hankkeiden toteuttamiseen on erittäin hyödyllinen asia. Vaikka ne, jotka ovat epäröineet ylläpitää etäryhmää, ovat hitaasti ryhtyneet tähän, koska ovat ymmärtäneet sen tärkeyden. On kuitenkin luonnollista, että jos et näe tiimiäsi työskentelemässä, se herättää jonkinasteista huolta, koska et tiedä, mitä he oikeastaan tekevät, kun he väittävät olevansa työaikaa. Tätä kutsutaan etätyöstä johtuvaksi ahdistukseksi, ja se on hyvin todellista. Mielenkiintoista on, että vaikka johtajat ovat huolissaan tiimiensä tuottavuudesta, myös tiimit ovat huolissaan etätyöstä. Tutkitaanpa, mitä pelkoja heillä voisi olla:

Etätyöntekijöiden kohtaamat haasteet heidän työskennellessään muualla kuin toimistollaan

Usein etätyöntekijöiden huolia ei oteta huomioon. Tutustutaan muutamaan niistä:

1. Virtuaalisilla kokouksilla on hintansa

Johtajien on ehdottomasti pidettävä päivittäisiä työkokouksia, joissa he voivat tarkistaa etätyöntekijöidensä edistymisen. Loputtomat virtuaalikokoukset voivat kuitenkin vaatia veronsa, sillä ne voivat vaikuttaa tuottavuuteen. Lisäksi he eivät oikeastaan tapaa ketään, ja se voi olla kidutusta ihmisille, jotka haluavat työskennellä ihmisten parissa. Voit kuitenkin ratkaista tämän ongelman investoimalla asianmukaisiin viestintävälineisiin, joiden avulla ihmiset näkevät ihmiset, joiden kanssa he työskentelevät, jotta tuottavuus paranee säännöllisten päivitysten ansiosta.

2. Tekniset haasteet

Toimistossa työskentelevien työntekijöiden ei tarvitse huolehtia työvälineistä ja muista tarvikkeista. Kotona työntekijän on kuitenkin hallittava teknisiä monimutkaisuuksia sekä teknisiä ongelmia ja keskeytyksiä. Jos tietoturvaloukkauksia tapahtuu, heidän on koordinoitava järjestelmänvalvojan kanssa etäältä ja saatava asia ratkaistua. Jos työntekijä ei ole teknisesti täysin pätevä, hänen on vaikea selvitä häiriöistä. Jos sinulla on etätyötä tekevä tiimi, varmista kuitenkin, että he osaavat käsitellä teknisiä haasteita, ja laadi turvaprotokollat, joita he noudattavat tietoturvaloukkausten varalta.

3. Rajat hämärtyvät

Kotona työskentely ei ole hyväksi työnarkomaanille. Ajan mittaan heidän tuottavuutensa heikkenee, koska he viettävät kaiken vapaa-aikansa työnsä eteen, ja se vie veronsa. He saattavat lykätä sosiaalista elämää, ja kotisuhteet saattavat kiristyä. On totta, että heidän ei tarvitse pendelöidä töihin ja töistä, mutta työmatkat ovat itse asiassa hyväksi, jotta he voivat rentoutua ja päästä pois työmielestä.

4. Luottamukseen liittyvät kysymykset

Luottamuksen rakentaminen ei ole helppoa, kun kaikki ovat eri paikoissa. Kun johtajat ovat huolissaan työntekijöiden pätevyydestä, työntekijät ovat huolissaan siitä, hyväksytäänkö heidän työnsä tai maksetaanko heille palkka ajallaan.

Nämä ovat vain muutamia niistä haasteista, joita työntekijät saattavat kohdata, mutta ne tietenkin vaihtelevat sen mukaan, millaista työtä heille annat, mutta varmista, että työntekijäsi ja tilapäinen henkilöstö viihtyvät työympäristössään.

Haasteiden tunteminen helpottaisi työntekijöiden johtamista.

Kun tiedät, mitä tiimisi ajattelee, on helpompi hyödyntää heidän potentiaaliaan ja saada heidät tuottamaan juuri sitä, mitä tarvitaan. Seuraavassa on siis hyödyllisiä vinkkejä siitä, miten hallita tiimiä hyvin:

1. Luo joustava aikataulu, joka sopii kaikille

Työntekijät työskentelevät parhaiten, kun heillä on joustava aikataulu. Koska he työskentelevät kotoa käsin, he voivat laatia aikataulun, joka sopii kaikille, vaikka teillä olisi päivittäisiä kokouksia. He voivat suunnitella päivittäisen aikataulunsa tietäen, mitä töitä on tehtävä, ja hoitaa silti myös muita asioita.

2. Hyödynnä teknologiaa parhaalla mahdollisella tavalla

Tuottavuus kasvaa, kun tiimin jäsenet ovat jatkuvasti yhteydessä toisiinsa. Käyttäkää siis kaikkea käytettävissä olevaa teknologiaa, jotta työympäristö on melkein kuin kaikki työskentelisivät samassa paikassa. Käytä teknologiaa viisaasti, jotta tiimin jäsenet voivat työskennellä itsenäisesti, mutta ovat silti vastuussa yrityksen tavoitteista. Yksi etätyöskentelyn haasteista on viestinnän puute, ja tämä voidaan ratkaista päivitetyllä teknologialla.

On totta, että virtuaaliviestintä on usein väärän viestinnän kasvualusta, sillä kun ihmiset eivät näe toisiaan, voi olla vaikeampaa puhua asioista, koska toinen ei useinkaan ymmärrä sitä, mitä he tarkoittavat viestittää. Videoneuvotteluvälineitä käyttämällä tämä kuilu voidaan jossain määrin kuroa umpeen.

3. Ihmiskeskeinen lähestymistapa mielenterveyteen

Etätyöskentely on useimmille ihmisille erillinen skenaario. Johtajien on siis huolehdittava ihmislähtöisestä lähestymistavasta tiimin tuottavuuden edistämiseksi. Huono mielenterveys vaikuttaa työhön, vaikka työntekijä olisi loistava ja kykenisi ratkaisemaan kriittisiä ongelmia. Säännölliset tarkastukset parantaisivat työmoraalia.

4. Osaavatko työntekijäsi johtaa itseään?

Palkkaamiesi ihmisten on osattava hallita itseään. Jos yksi jäsen on heikko, se voi vaikuttaa kielteisesti koko tiimiin. Etätiimin palkkaaminen voi olla hankalaa, kun yrität tehdä sen itse. Perinteinen palkkaustapa ei aina toimi, koska et välttämättä tiedä heidän aiempaa kokemustaan tai yliopistoja, joissa he ovat opiskelleet. Voit ratkaista tämän ongelman tekemällä yhteistyötä luotettavan myyjän kanssa, koska se on tutkinut hakijat perusteellisesti ennen kuin se kokoaa sinulle hyvän tiimin. Tämä helpottaa sinua, sillä voit aina valita sinulle sopivan yhdistelmän ominaisuuksia.

5. Tarvitsevat resursseja, jos niitä ei ole

Joskus etäryhmillä ei ole hyviä resursseja, joiden avulla ne voisivat työskennellä lakkaamatta. He saattavat tarvita uutta teknologiaa hankkeensa vaatimusten mukaisesti. Jos etsit odotettua työtä, sinun on ehkä tarjottava heille tekniikkaa. Aseta tiimi menestykseen, niin saat menestystä.

6. Sosiaalinen vuorovaikutus on välttämätöntä

Yhdessä työskentelevien ihmisten on tutustuttava toisiinsa. Tiiminvetäjien, joilla on ollut tiimejä pidempään, on järjestettävä silloin tällöin sosiaalista vuorovaikutusohjelmaa Zoom-kokousten avulla, jotta sosiaalinen vuorovaikutus olisi hauskaa. On tärkeää löytää aikaa näille asioille, vaikka aikataulut olisivat kuinka tiukat.

7. Hyväksytään kulttuurierot ja omaksutaan ne

Osa tyypillisistä etäryhmiin liittyvistä ongelmista johtuu siitä, että tiiminvetäjät eivät ymmärrä, tunnista tai kunnioita kulttuurieroja. Saatat joutua työskentelemään eri puolilta maailmaa tulevien ihmisten kanssa, ja heillä saattaa olla uskomuksia, jotka on tunnustettava. Ihmiset loukkaantuvat kovasti, jos et tee niin.

8. Automatisoi tehtävät

Hallintatehtävien automatisointiin on olemassa työkaluja. Käytä niitä projektin sprinttien hallintaan ja auta tiimin jäseniä tietämään, mitkä ovat heidän tehtävänsä ja vastuualueensa. Näin vältyttäisiin sekaannuksilta, ja kaikki tietäisivät, mitä on suunnitteilla. Tämä voi myös auttaa välttämään usein toistuvia tarkistuksia tai tilannekokouksia.

9. Selkeät viestintästrategiat

Koska viestintä tapahtuu enimmäkseen verkossa, varmista, että käytössä on selkeät strategiat, jotta kukaan ei jää paitsi. Kaiken viestinnän on tapahduttava kirjallisesti, joten kunkin kokouksen/keskustelun aikana käydyt keskustelut kirjataan. Jokainen vika on kirjattava ja toteutetut toimenpiteet on kirjattava. Työkalut, kuten Slack ja Trello, sopivat tähän erinomaisesti.

10. Luo prosessi, jotta kaikkien tuottavuus kasvaa.

Kukin toimii parhaiten, kun hänellä on oma tyylinsä ja vapautensa. Anna heille tehtäviä ja vastuuta ja anna heidän työskennellä omaan tahtiinsa. Anna heidän tuntea itsensä vaikutusvaltaisiksi ja anna heille oma menetelmä tehtävien suorittamiseen. Se lisää heidän tuottavuuttaan.

Mielenkiintoisia linkkejä:

Tee etäryhmäsi ”tuntemaan” itsesi tiimiksi

Mitä etuja ja haittoja etäryhmän johtamisesta on?

Kuvat: Canva

Kirjoittaja: Sascha Thattil työskentelee Software-Developer-India.com -sivustolla, joka on osa YUHIRO-ryhmää. YUHIRO on intialainen saksalainen yritys, joka tarjoaa ohjelmoijia IT-yrityksille, virastoille ja IT-osastoille.