Comment réduire vos coûts avec l’externalisation offshore

Comment réduire vos coûts avec l’externalisation offshore

L’externalisation n’a plus besoin d’être présentée de nos jours, ni de vous rappeler les avantages de le faire. Presque toutes les entreprises sous-traitent leur travail à des fournisseurs commerciaux, et ceux-ci incluent des fonctions telles que la gestion des stocks, la gestion de la paie, le traitement des transactions, etc. L’objectif principal de l’externalisation est de réduire les coûts, alors que se passe-t-il lorsque vos dépenses augmentent malgré le travail d’externalisation ?

Vous devez vraiment faire un inventaire de ce qui s’est mal passé. Voici quelques conseils sur la gestion des risques liés aux coûts lors de l’externalisation du travail.

1. Vous pouvez réduire considérablement le nombre de personnes que vous gardez en interne

Avec des membres de l’équipe répartis dans le monde entier, vous pouvez utiliser différentes compétences et talents. Comme ils peuvent provenir de diverses régions du pays ou d’un autre pays, vous n’avez pas à allouer d’espace dans votre bureau. Diriger une équipe virtuelle est toujours mieux si vous avez les ressources nécessaires pour diriger le navire. Embaucher un employé demande beaucoup de ressources, et les entretenir en fournissant des postes de travail et d’autres avantages peut vraiment les épuiser (les ressources).

2. Les services à faible coût ne garantissent pas toujours un travail de haute qualité

La qualité a un prix. Donc, si vous voulez un travail louable, vous devez le sous-traiter à un fournisseur qui a fait ses preuves. L’externalisation du travail à un fournisseur médiocre sera une perte de temps et d’argent car vous devrez trouver une autre personne pour faire le même travail.

3. Pas de frais cachés

Si vous voulez vous assurer que le projet respecte votre budget, assurez-vous que le fournisseur ne vous réserve pas de surprises en cours de route – pas de coûts cachés, pas de coûts de maintenance ou de formation cachés, pas d’infrastructure cachée, etc. Analysez les coûts globaux avant de démarrer le projet car la transparence financière est un réel facteur qui pourrait faire monter ou descendre votre projet d’externalisation.

4. Un fournisseur qui a formé du personnel pour votre projet

En fin de compte, c’est votre choix. Que ce soit pour embaucher un fournisseur qui fournit déjà des personnes formées pour votre projet, ou pour embaucher une équipe d’employés internes, dépensez des milliers de dollars en formation, puis attendez qu’ils sachent ce dont vous avez besoin. Lorsque vous vous associez à un fournisseur qui fournit des talents, vous n’avez à former personne ; c’est un mal de tête dont vous pouvez vous passer.

5. Prenez le temps et trouvez la bonne personne

Ne créez pas de partenariat avec la première personne avec laquelle vous avez discuté. Vous devez faire des recherches sur le fournisseur, surveiller les avis qu’il a accumulés au fil des ans et vérifier si ses relations avec vous sont basées sur la transparence et la stabilité.

Si vous ne parvenez pas à vous entendre avec l’entreprise partenaire, il ne sert à rien de poursuivre une relation d’affaires. Cela pourrait être une perte de temps car vous devrez peut-être chercher ailleurs pour terminer votre projet.

6. Considérez vos propres besoins avant de sous-traiter

Assurez-vous que votre entreprise et ses besoins ont un examen approfondi avant même d’envisager l’externalisation. Commencez par évaluer vos ressources internes et décidez quelles tâches doivent être externalisées. Si les moyens de communication sur votre lieu de travail ne sont pas complets, organisez-les, car la gestion d’une équipe virtuelle avec succès n’est pas possible sans des canaux de communication solides.

7. Une stratégie de gestion efficace

Chaque entreprise doit avoir une stratégie de gestion efficace en place, pour récolter les bénéfices de l’externalisation. La stratégie doit être efficace, dès le moment où vous sélectionnez un fournisseur, jusqu’à la négociation de l’accord, la gestion du partenariat, la conduite des affaires et la gestion des processus.

Le vendeur et votre entreprise doivent accepter les termes de la stratégie de gestion pour assurer une performance accrue en contrôlant les risques et en suivant une procédure où il y aura une coordination accrue, avec une réduction marquée des dépenses globales. Favoriser une bonne gestion des relations avec le fournisseur peut être un succès grâce à la transparence et une communication régulière.

8. Maîtriser les risques de communication

Une fois que vous embauchez une équipe d’externalisation, il est important d’ouvrir des canaux de communication. Vous ne pouvez pas toujours venir les rencontrer ou utiliser les lignes téléphoniques habituelles, car cela pourrait augmenter les coûts. Vous avez besoin d’un fournisseur de services fiable qui peut fournir une connexion Internet ininterrompue afin que vous puissiez communiquer avec eux par e-mail, chat, vidéoconférence, etc.

9. Le vendeur doit savoir comment gérer d’autres types de risques

Les projets peuvent rencontrer des problèmes en cours de route en raison de circonstances imprévues. Un fournisseur expérimenté saura comment gérer les problèmes potentiels en cours de route afin que votre projet ne subisse aucun revers sérieux. Si le vendeur ne sait pas comment gérer la situation, cela pourrait affecter la date limite, ce qui signifie plus de dépenses en cours de route.

10. Comprendre les trois catégories d’externalisation

L’externalisation est un domaine très vaste, et vous pouvez donc les classer de trois manières :

• BPO ou externalisation des processus d’affaires – C’est là que les activités et fonctions commerciales non principales sont sous-traitées à un fournisseur tiers. Le BPO comprend la paie, la comptabilité et les relations clients, le centre d’appels, les ressources humaines et les emplois similaires.
• Externalisation des infrastructures et de la technologie – C’est là que les emplois en réseau et en technologie sont externalisés. Il peut s’agir de projets à grande échelle où sont effectuées de grandes migrations de l’environnement du client, vers de simples travaux de programmation, des travaux liés à Internet, etc.
• Externalisation de logiciels – Les tâches qui sont généralement effectuées en interne peuvent être transférées à un fournisseur spécialisé dans ces tâches. Ceci est généralement fait pour réduire les coûts et pour s’assurer que les experts gèrent le travail.

Pensées de clôture

Lorsque vous engagez un fournisseur fiable, vous constaterez une forte augmentation de la productivité et une réduction drastique des coûts encourus. Vous pouvez toujours demander des références passées et voir si le vendeur vaut son sel. Assurez-vous que vous pouvez ouvrir des lignes de communication honnêtes avec lui et si vous aimez les mises à jour quotidiennes et les réunions hebdomadaires concernant l’avancement du projet, assurez-vous de bien enfoncer le clou.

Ne laissez pas les facteurs de risque vous empêcher d’explorer ce qui pourrait être le meilleur choix pour votre entreprise. Tout ce que vous avez à faire est de suivre les conseils mentionnés ci-dessus, et il y a très peu de chances que vous vous trompez avec l’externalisation offshore.

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Source de l’image : Flickr.com/ j_cadmus/ Çuğun Suivre

L’auteur : Reema Oamkumar est engagée en tant que leader d’opinion sur www.Software-Developer-India.com qui fait partie du groupe YUHIRO. YUHIRO est une entreprise germano-indienne qui fournit des programmeurs aux sociétés informatiques, aux agences et aux services informatiques.