Waarom Slack gebruiken in plaats van e-mail?

Waarom Slack gebruiken in plaats van e-mail?

Dus wat is de favoriete manier van communiceren onder uw teamleden? E-mail? Tekst bericht? Instant Messaging of IM? Nou, houd je adem in, want de meeste mensen zouden zeggen dat het Slack is. Ja dat klopt. In dit artikel zullen we dieper ingaan op deze nieuwe communicatiemethoden en de voordelen ervan ontdekken

Dus zoals je inmiddels begrepen moet hebben, is Slack een communicatietool en is het cloudgebaseerd. Teams en kleine groepen mensen kunnen met elkaar communiceren, berichten sturen naar niet alleen deze groepen alleen, maar ook naar subsets van groepen.

Als er bijvoorbeeld 15 mensen in je team zijn, kun je Slack met alle 15 introduceren en een bericht sturen en ze zullen het allemaal ontvangen. Vervolgens kunt u een subset van een groep maken binnen die groep van 15 en een ander bericht verzenden. Dus binnen één tool zelf kun je verschillende communicatiekanalen hebben. En het wordt nog geweldiger. Dit zijn de voordelen van Slack:

1) Het onderbreekt de teams op een project niet

Met de tool heb je iedereen in het team open communicatielijnen en kun je ze berichten sturen als je iets met ze wilt delen. Maar je hoeft ze niet fysiek te onderbreken met berichtjes terwijl ze bezig zijn met een belangrijk werk.

Wanneer een teamlid een ander benadert met de vraag: “Mag ik je één ding vragen?” het is fysieke overlast, maar wanneer hetzelfde wordt gedaan via dit chatplatform, heeft de andere persoon de vrijheid om te antwoorden wanneer het hem/haar uitkomt. Of zelfs de melding snoozen totdat deze gratis is om te controleren.

2) Een ongelooflijke zoekfunctie

Slack heeft een geweldige faciliteit waarmee je direct naar iets kunt zoeken. Het werkt bijna als Google Zoeken, maar hier zou het zoeken naar fragmenten van uw gesprek.

Als een teamlid een idee met u heeft gedeeld en u wilt er nog een keer naar terug, dan zou u door het typen van de sleutelwoorden dat gesprek meteen weer terugkrijgen.

3) Integratie met andere tools

Het doel van de tool is om iedereen in het team op de hoogte te houden van wat er gebeurt. Slack kan ook worden geïntegreerd met andere tools zoals Trello en RocketBolt, Asana, Jira enzovoort. Hiermee kunt u gemakkelijk bestanden en documenten delen. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over lange e-mailketens, maar verzend het bestand één keer en wees ervan overtuigd dat iedereen in het team het ontvangt.

Take away: Slack is het meest geschikt voor vragen die snel moeten worden beantwoord. Het elimineert de lange keten van e-mails die wordt opgeblazen met aardigheden en beleefdheden, maar komt eerder tot de kern van de zaak.

4) Geweldig voor nieuwe teamleden

Wanneer een nieuw lid zich midden in een project bij het team voegt, kunt u deze eenvoudig op de hoogte brengen met deze tool. Ze kunnen gewoon inloggen, leren hoe ze het moeten gebruiken en eerdere discussies inhalen zonder te zweten. Het helpt de nieuwe persoon ook om goed in het team te passen en de hiërarchie van rollen te begrijpen.

5) Werkt als waterkoeler voor op kantoor

Slack fungeert als een plek waar een virtueel team elkaar kan ontmoeten en lichte discussies kan voeren over de voortgang van het project. Het fungeert dus als een waterkoeler waar iedereen elkaar kan ontmoeten, ook al zien ze elkaar nooit. Alle mensen in het project worden betrokken, niemand wordt buitengesloten.

6) Grote stijging van de productiviteit

Het lijdt geen twijfel dat de communicatietool de productiviteit van teams heeft verbeterd. EEN studie door Statista in 2015 heeft aangetoond dat ongeveer 32% van de respondenten in hun enquête heeft beweerd dat de teamproductiviteit met Slack met 20-40% is gestegen. Ook hoeven de teamleden geen tijd te verspillen aan het openen van hun e-mail en het opstellen van een bericht, wanneer ze direct kunnen typen en een chatbericht naar iedereen kunnen sturen. Daarom bevat het minder woorden en dus minder tijd. Slack is minder formeel dan de e-mail omdat je niet door de beleefdheden hoeft te gaan.

7) Houdt het team geïntegreerd

In de loop van een project kunnen er een aantal kleine vragen opduiken. Je denkt misschien dat een vraag alleen van invloed is op de persoon die hem heeft gesteld, maar de waarheid is dat hij ook van invloed is op alle anderen in het team.

Wat als de rest van de teamleden ook een paar gedachten hebben om te delen? E-mail geeft dat voorrecht niet. Als het een campagneproject voor sociale media is, kunnen de SM-directeur, de ontwerper, de contentschrijver allemaal samen bijdragen.

Take away: Slack elimineert de e-mailrommel op uw account. Je officiële brievenbus ziet er schoner en gemakkelijker te manoeuvreren uit.

Dus zal e-mail in de nabije toekomst de prullenbak in gaan?

Ondanks de hype die door Slack is gecreëerd, is het hoogst onwaarschijnlijk dat de tool de goede oude e-mail volledig zal vervangen. E-mail is immers belangrijk voor verschillende andere aspecten van het bedrijfsleven en het leven.

Het is waar officiële transacties plaatsvinden, het is waar alle rekeningen naartoe gaan, het houdt al onze zakelijke transacties bij en fungeert als een gecentraliseerd systeem wanneer u de wachtwoorden opnieuw moet instellen, enzovoort.

De reguliere ’traditionele’ e-mails zijn goed wanneer u lange berichten wilt verzenden of wanneer u aan de basis staat van een belangrijke zakelijke relatie. Het is ook een goed idee wanneer u meer privacy nodig heeft en wanneer u de gedeelde informatie wilt beschermen.

Afsluitende gedachten

Daarom, als mensen je vertellen dat je Slack kunt gebruiken in plaats van e-mail, onthoud dan dat Slack erg belangrijk is wanneer je intern berichten wilt verzenden, maar de andere manier van communiceren is ook belangrijk wanneer je records, ontvangstbewijzen, transacties en soortgelijke activiteiten moet verzenden.

En ja, in bepaalde situaties zou face-to-face communicatie een beter idee zijn, vooral als je de toon, lichaamstaal enz. van de ander moet peilen.

Het woord “Bedankt” kan bijvoorbeeld op veel manieren worden geïnterpreteerd als u het in de geschreven vorm ziet. Aan de andere kant zou het niet zo schokkend zijn als je het woord uit de mond hoort.

Interessante artikelen:
Vergelijking tussen e-mail en Slack
Bekijk de interessante antwoorden op quora over dit onderwerp en waarom je team het zou moeten gebruiken

Afbeeldingsbron: Flickr.com/ Tatsuo Yamashita/ Gustavo

De auteur: Reema Oamkumar is betrokken als thought leader bij www.Software-Developer-India.com, een onderdeel van de YUHIRO Group. YUHIRO is een Duits-Indiase onderneming die programmeurs levert aan IT-bedrijven, agentschappen en IT-afdelingen.