10 tips för att hantera ett team på distans

10 tips för att hantera ett team på distans

Det har betonats gång på gång att det är mycket fördelaktigt att ha ett team på distans för att få projekt genomförda. Även om de tidigare tvekade att ha ett team på distans har de långsamt börjat göra det och insett hur viktigt det är att ha ett sådant team på distans. Det är dock helt naturligt att det är lite bekymmersamt att inte se ditt team arbeta, eftersom du inte vet vad de faktiskt gör när de säger att de arbetar. Detta kallas för ångest för distansarbete och är mycket verkligt. Intressant nog är det så att medan cheferna oroar sig för produktiviteten i sina team, oroar sig teamen också för distansarbete. Låt oss undersöka vad de kan vara rädda för:

Utmaningar för distansarbetare när de arbetar utanför kontoret

Ofta tas inte hänsyn till fjärrarbetarnas bekymmer. Låt oss se på några av dem:

1. Virtuella möten har sin pris

Det är viktigt att cheferna har dagliga arbetsmöten för att kontrollera sina distansarbetares framsteg. Men oändliga virtuella möten kan ta ut sin rätt eftersom det kan påverka deras produktivitet. Dessutom träffar de ingen person, vilket kan vara en tortyr för personer som gillar att arbeta med människor. Du kan dock lösa det här problemet genom att investera i lämpliga kommunikationsverktyg som gör att folk kan se de personer de arbetar med, så att produktiviteten ökar genom regelbundna uppdateringar.

2. Tekniska utmaningar

Anställda som arbetar från kontoret behöver inte oroa sig för arbetsutrustning och andra tillbehör. Men när den anställde är hemma måste han eller hon hantera den tekniska komplexiteten och hantera tekniska problem och avbrott. Om säkerhetsbrister inträffar måste de samordna sig med systemadministratören på distans för att lösa problemet. Om arbetstagaren inte är helt tekniskt kompetent har han eller hon svårt att ta sig igenom problemen. Om du har ett team som arbetar på distans bör du dock se till att de är bra på att hantera tekniska utmaningar och skapa säkerhetsprotokoll som de ska följa vid säkerhetsöverträdelser.

3. Gränserna suddas ut

Att arbeta hemifrån är inte bra för arbetsnarkomaner. Med tiden påverkas deras produktivitet, eftersom de tillbringar all sin fritid framför jobbet, och det tar ut sin rätt. De kan skjuta upp det sociala livet och relationerna i hemmet kan bli ansträngda. De behöver visserligen inte pendla till och från jobbet, men pendlingstiden är faktiskt bra för att de ska kunna slappna av och komma ut ur arbetstänkandet.

4. Förtroendefrågor

Det är inte lätt att bygga upp ett förtroende när alla befinner sig på olika platser. Medan cheferna oroar sig för sina anställdas kompetens, oroar sig arbetstagarna för om deras arbete kommer att godkännas eller om de kommer att få betalt i tid.

Detta är bara några av de utmaningar som arbetstagarna kan ställas inför, men det varierar naturligtvis beroende på vilken typ av arbete du ger dem, men se till att dina anställda och tillfälligt anställda trivs i sin arbetsmiljö.

Att känna till utmaningarna skulle göra det lättare att hantera arbetstagarna.

När du vet vad ditt team tänker på är det lättare att utnyttja deras potential och få dem att leverera exakt det som behövs. Här är några användbara tips om hur du kan hantera teamet på ett bra sätt:

1. Skapa ett flexibelt schema som fungerar för alla

Arbetstagare arbetar bäst när de har ett flexibelt schema. Eftersom de arbetar hemifrån kan de skapa ett schema som fungerar för alla, även när ni har dagliga möten. De kan planera sitt dagliga schema och veta vilket arbete som ska utföras, samtidigt som de kan göra andra ärenden.

2. Använd tekniken på bästa sätt

Produktiviteten ökar när gruppmedlemmarna är i ständig kommunikation med varandra. Använd all teknik som står till förfogande så att arbetsmiljön blir nästan som om alla arbetar på samma ställe. Använd tekniken på ett klokt sätt så att teammedlemmarna kan arbeta självständigt och ändå hållas ansvariga för företagets mål. En av utmaningarna vid distansarbete är bristen på kommunikation, men detta kan lösas med hjälp av uppdaterad teknik.

Det är sant att virtuell kommunikation ofta är en grogrund för missförstånd, för när människor inte ser varandra kan det vara svårare att prata igenom saker och ting, eftersom det som de menar att kommunicera ofta inte är vad den andra personen förstår. Genom att använda videokonferensverktyg kan man i viss mån överbrygga denna klyfta.

3. En människocentrerad strategi för psykisk hälsa

Att arbeta på distans är en isolerad situation för de flesta människor. Cheferna måste därför vara försiktiga med att använda ett människocentrerat tillvägagångssätt för att uppmuntra teamets produktivitet. Dålig psykisk hälsa påverkar arbetet även om arbetstagaren är briljant och har förmågan att lösa kritiska problem. Regelbundna kontroller skulle bidra till att höja moralen.

4. Vet dina medarbetare hur de ska hantera sig själva?

De personer du anställer måste kunna hantera sig själva. Om du har en svag medlem kan det påverka hela teamet negativt. Det kan vara svårt att anställa ett team på distans när du försöker göra det själv. Den traditionella metoden för att anställa är inte alltid användbar eftersom du kanske inte känner till deras tidigare erfarenheter eller vilka universitet de har gått på. Du kan lösa det här problemet genom att samarbeta med en pålitlig leverantör, eftersom de kommer att ha studerat de sökande fullständigt innan de sätter ihop ett bra team som de kan anställa åt dig. Det gör det lättare för dig eftersom du alltid kan välja den blandning av egenskaper som passar dig.

5. Behöver resurser om de inte har dem

Ibland har fjärrteam inte tillgång till de resurser som krävs för att de ska kunna arbeta oavbrutet. De kan behöva ny teknik beroende på projektets krav. Om du söker förväntat arbete kan du behöva förse dem med tekniken. Om du förbereder teamet för framgång kommer du att få framgång.

6. Sociala interaktioner är ett måste

Människor som arbetar tillsammans måste lära känna varandra. Teamledare som har haft team under längre perioder måste ordna ett program för social interaktion då och då genom Zoom-möten så att det blir roliga sociala interaktioner. Det är viktigt att hitta tid för dessa saker, även om tidsplanerna är tajta.

7. Acceptera kulturella skillnader och ta till dig dem.

Några av de typiska problemen med distansteam uppstår när teamledarna inte förstår, erkänner eller respekterar kulturella skillnader. Du kanske måste arbeta med människor från olika delar av världen, och de kan ha övertygelser som måste erkännas. Människor blir väldigt förolämpade när man inte gör det.

8. Automatisera arbetsuppgifter

Det finns verktyg för att automatisera förvaltningsuppgifter. Använd dem för att hantera projektsprintar och för att hjälpa teammedlemmarna att veta vilka uppgifter och ansvarsområden de har. På så sätt kan man undvika förvirring och alla vet vad som är på gång. Detta kan också bidra till att undvika frekventa incheckningar eller frekventa statusmöten.

9. Ha tydliga kommunikationsstrategier.

Eftersom kommunikationen till största delen sker på nätet bör du se till att det finns tydliga strategier så att ingen missar den. All kommunikation måste ske i skriftlig form, så det kommer att finnas ett protokoll över vad som hände under varje möte/diskussion. Varje fel ska registreras och de åtgärder som vidtas ska noteras. Verktyg som Slack och Trello är perfekta för detta.

10. Skapa en process så att allas produktivitet ökar.

Varje person fungerar bäst när han eller hon har sin egen stil och frihet. Ge dem uppgifter och ansvar och låt dem arbeta i sin egen takt. Låt dem känna sig delaktiga, och låt dem ha sina egna metoder för att utföra uppgifterna. Det kommer att öka deras produktivitet.

Intressanta länkar:

Få ditt fjärrteam att ”känna sig som ett team”.

Vilka är fördelarna och nackdelarna med att driva ett fjärrteam?

Bilder: Canva

Författaren: Sascha Thattil arbetar på Software-Developer-India.com som är en del av YUHIRO Group. YUHIRO är ett tysk-indiskt företag som tillhandahåller programmerare till IT-företag, byråer och IT-avdelningar.