10 tips til at styre et fjernteam

10 tips til at styre et fjernteam

Det er blevet understreget igen og igen, at det er meget gavnligt at have et fjernteam til at få projekter gennemført. Selv om de har tøvet med at opretholde et fjernteam, er de langsomt begyndt at gå i gang, da de har indset vigtigheden af at opretholde et sådant. Det er dog helt naturligt, at det giver en vis bekymring, hvis man ikke ser sit team arbejde, fordi man ikke ved, hvad de egentlig laver, når de hævder at have arbejdstid. Dette kaldes angst for fjernarbejde, og det er meget reelt. Det er interessant, at mens lederne bekymrer sig om deres teams produktivitet, bekymrer teamene sig også om fjernarbejde. Lad os undersøge, hvad deres frygt kan være:

Udfordringer for fjernarbejdere, når de arbejder væk fra deres kontor

Ofte tages der ikke højde for fjernarbejdernes bekymringer. Lad os se på nogle af dem:

1. Virtuelle møder har sin pris

Det er vigtigt, at lederne holder daglige arbejdsmøder for at kontrollere deres fjernmedarbejderes fremskridt. Men endeløse virtuelle møder kan koste dyrt, fordi det kan påvirke deres produktivitet. Desuden møder de ikke nogen, og det kan være en tortur for folk, der kan lide at arbejde sammen med andre mennesker. Du kan dog løse dette problem ved at investere i ordentlige kommunikationsværktøjer, så folk kan se de personer, de arbejder sammen med, så produktiviteten bliver bedre gennem regelmæssige opdateringer.

2. Tekniske udfordringer

Medarbejdere, der arbejder fra kontoret, behøver ikke at bekymre sig om arbejdsudstyr og andet udstyr. Men når medarbejderen er hjemme, skal han/hun håndtere de tekniske kompleksiteter og håndtere tekniske hikke og afbrydelser. Hvis der sker sikkerhedsbrud, skal de koordinere med systemadministratoren på afstand og få det løst. Hvis medarbejderen ikke er fuldt teknisk kompetent, har han eller hun svært ved at komme igennem fejlene. Men hvis du har et team, der arbejder eksternt, skal du sikre dig, at de er gode til at håndtere tekniske udfordringer, og oprette sikkerhedsprotokoller, som de skal følge i tilfælde af sikkerhedsbrud.

3. Grænserne bliver udviskede

Det er ikke godt for arbejdsnarkomaner at arbejde hjemmefra. Med tiden bliver deres produktivitet påvirket, fordi de bruger al deres fritid på at arbejde, og det går ud over deres produktivitet. De kan udskyde det sociale liv, og forholdet i hjemmet kan blive anstrengt. De behøver ganske vist ikke at pendle til og fra arbejde, men pendlingstiden er faktisk god for dem til at slappe af og komme ud af arbejdstøjet.

4. Tillidsspørgsmål

Det er ikke let at opbygge tillid, når alle er forskellige steder. Mens lederne bekymrer sig om deres medarbejderes kompetence, bekymrer medarbejderne sig om, hvorvidt deres arbejde vil blive accepteret, eller om de vil blive betalt til tiden.

Dette er blot nogle få af de udfordringer, som medarbejderne kan stå over for, men det afhænger naturligvis af, hvilken slags arbejde du tildeler dem, men sørg for, at dine medarbejdere og midlertidigt ansatte føler sig godt tilpas i deres arbejdsmiljø.

Hvis du kender udfordringerne, vil det være lettere at lede medarbejderne

Når du ved, hvad dit team tænker, er det nemmere at udnytte deres potentiale og få dem til at levere det, der er brug for. Så her er nogle nyttige tips til, hvordan du kan lede teamet godt:

1. Skab en fleksibel tidsplan, der fungerer for alle

Arbejdstagere arbejder bedst, når de har en fleksibel tidsplan. Da de arbejder hjemmefra, kan de lave en tidsplan, der passer til alle, selv når I har daglige møder. De kan planlægge deres daglige planlægning og vide, hvilket arbejde der skal udføres, og stadig gøre andre ærinder også.

2. Gør bedst mulig brug af teknologi

Produktiviteten stiger, når teammedlemmerne er i konstant kommunikation med hinanden. Så brug al den teknologi, der er til rådighed, så arbejdsmiljøet er næsten som om, at alle arbejder samme sted. Brug teknologien fornuftigt, så teammedlemmerne kan arbejde selvstændigt, men stadig holdes ansvarlige for virksomhedens mål. En af udfordringerne ved fjernarbejde er manglende kommunikation, og dette kan løses med opdateret teknologi.

Det er sandt, at virtuel kommunikation ofte er grobund for misforståelser, for når folk ikke ser hinanden, kan det være sværere at tale tingene igennem, fordi det, de mener at kommunikere, ofte ikke er det, den anden person forstår. Ved at bruge videokonferenceværktøjer kan man til en vis grad bygge bro over denne kløft.

3. En menneskelig tilgang til mental sundhed

Fjernarbejde er et isoleret scenarie for de fleste mennesker. Så lederne skal være omhyggelige med at anvende en menneskeligt fokuseret tilgang for at fremme teamets produktivitet. Dårlig mental sundhedspleje påvirker arbejdet, selv om medarbejderen er genial og har evnen til at løse kritiske problemer. Regelmæssige check-ins vil være med til at styrke moralen.

4. Ved dine medarbejdere, hvordan de kan styre sig selv?

De personer, du ansætter, skal kunne styre sig selv. Hvis du har et enkelt svagt medlem, kan det påvirke hele holdet negativt. Det kan være svært at ansætte et fjernteam, når du forsøger at gøre det selv. Den traditionelle metode til ansættelse er ikke altid brugbar, fordi du måske ikke kender deres tidligere erfaringer eller de universiteter, de har gået på. Du kan løse dette problem ved at samarbejde med en pålidelig leverandør, fordi de vil have undersøgt ansøgerne grundigt, før de sammensætter et godt team, som de kan ansætte for dig. Det gør tingene lettere for dig, da du altid kan vælge den blanding af egenskaber, der passer til dig.

5. Har brug for ressourcer, hvis de ikke har dem

Nogle gange har fjernte teams ikke gode ressourcer, som gør det muligt for dem at arbejde uafbrudt. De kan have brug for ny teknologi i overensstemmelse med kravene i deres projekt. Hvis du søger forventet arbejde, skal du måske give dem teknologien. Indstil holdet til succes, og du vil få succes.

6. Sociale interaktioner er et must

Mennesker, der arbejder sammen, skal lære hinanden at kende. Teamledere, der har haft teams i længere perioder, skal arrangere et socialt interaktionsprogram i ny og næ gennem Zoom-møder, så der er nogle sjove sociale interaktioner. Det er vigtigt at finde tid til disse ting, uanset hvor stramt tidsplanen er.

7. Accepter kulturelle forskelle og omfavn dem

Nogle af de typiske problemer i fjernteams opstår, når teamlederne ikke forstår, anerkender eller respekterer de kulturelle forskelle. Du skal måske arbejde med folk fra forskellige dele af verden, og de har måske overbevisninger, som skal anerkendes. Folk bliver meget fornærmede, når man ikke gør det.

8. Automatisere opgaver

Der findes værktøjer til at automatisere forvaltningsopgaver. Brug dem til at styre projektsprints og til at hjælpe teammedlemmerne med at vide, hvilke opgaver og ansvarsområder de har fået tildelt. På den måde kan man undgå forvirring, og alle ved, hvad der er på vej. Dette kan også hjælpe med at undgå hyppige check-ins eller hyppige statusmøder.

9. have klare kommunikationsstrategier

Da kommunikationen for det meste foregår online, skal du sørge for, at der er klare strategier, så ingen går glip af den. Al kommunikation skal foregå skriftligt, så der vil være et referat af, hvad der er foregået på hvert møde/den enkelte drøftelse. Hver fejl skal registreres, og de foranstaltninger, der træffes, skal noteres. Værktøjer som Slack og Trello er perfekte til dette formål.

10. Etablér en proces, så alles produktivitet øges

Hver person arbejder bedst, når de har deres egen stil og frihed. Giv dem opgaver og ansvar, og lad dem arbejde i deres eget tempo. Lad dem føle sig selv i stand til at udføre opgaverne, og giv dem deres egen metode til at udføre dem. Det vil øge deres produktivitet.

Interessante links:

Få dit fjernteam til at “føle” sig som et team

Hvad er fordelene og ulemperne ved at drive et fjernteam?

Billeder: Canva

Forfatteren: Sascha Thattil arbejder på Software-Developer-India.com, som er en del af YUHIRO Group. YUHIRO er en tysk-indisk virksomhed, der leverer programmører til IT-virksomheder, agenturer og IT-afdelinger.