Hvordan kommunikerer du bedre med dit offshore-udviklingsteam?

Hvordan kommunikerer du bedre med dit offshore-udviklingsteam?

I dag er det almindeligt for virksomheder at arbejde med et offshore-udviklingsteam, især i softwareudviklingsbranchen, for at holde trit med konkurrenterne og samtidig holde sig inden for deres budget. Selv om der er mange fordele ved offshoring, kræver det ekstra overvågning og opmærksomhed fra din side for at sikre, at afstanden ikke påvirker udviklingsteamets produktivitet negativt.

Den bedste måde at forstå deres bekymringer på og overvinde eventuelle afstandsrelaterede udfordringer er ved at opbygge en stærk kommunikation med dit offshore-udviklingsteam. Denne artikel vil gennemgå en række strategier til at kommunikere bedre med dit team, så du kan undgå eventuelle tilbageslag, der kan opstå for din virksomhed på grund af manglende kommunikation. Få mere at vide.

Hvorfor er effektiv kommunikation vigtig?

Kommunikation er en kritisk komponent i opbygningen af et succesfuldt og produktivt offshoring-team. Samarbejde og arbejdskvalitet kan lide skade uden ordentlig kommunikation, hvilket forhindrer hele teamet i at nå sine mål. Med god kommunikation kan teamene fungere gnidningsløst og i sidste ende opbygge tillid blandt teammedlemmerne. Det vil derfor resultere i en forbedring af deres engagement i arbejdet og deres effektivitet som team.

• Statistikker viser, at mange medarbejdere tilskriver ineffektiv kommunikation fejl på arbejdspladsen.
• En virksomhed kan lide betydeligt under dårlig kommunikation, hvilket kan resultere i dyre fejl samt et fald i produktivitet og effektivitet.
• Ufærdigt arbejde, utilfredse kunder og underpræsterende medarbejdere er resultatet af kommunikationssvigt.
• For virksomheder kan det betyde tabte indtægter, tid og omdømme.
• Effektiv og kontinuerlig kommunikation mellem onshore- og offshore-udviklingsteams er afgørende for at forhindre disse fejl.

Kommunikationsstrategier til dit offshore-team

Nu har du læst om vigtigheden af effektiv kommunikation i afsnittet ovenfor. Så for at sikre, at dit offshore-udviklingsteam samarbejder effektivt, bør du finde på nogle effektive kommunikationsstrategier. Dette afsnit vil give dig et par tips til at hjælpe dig med det.

• Gør arbejdsinstruktionerne klare og præcise
• Prioriter den daglige/ugentlige kommunikation
• Brug samarbejdsværktøjer med omtanke
• Vær meget forsigtig med samtaletonen
• Få mest muligt ud af tidsforskellen
• Accepter dit fjernteam fuldstændigt

1. Gør arbejdsinstruktionerne klare og præcise

Det første tip er at gøre dine arbejdsinstruktioner tydelige og lette at følge for medlemmerne. Sørg for, at der ikke er plads til fejlfortolkninger i dine instruktioner, da det kan føre til arbejdsfejl. Nogle gange kan sådanne fejl være dyre og tidskrævende at rette op på.

Den bedste måde at undgå det på er ved at dokumentere forventningerne til hver opgave ved at udarbejde en standardoperationsprocedure (SOP). Det vil hjælpe dem med at undgå misforståelser eller forvirring. Hvis man har en sådan arbejdsprotokol, slipper man også for besværet med at kommunikere frem og tilbage via e-mail.

2. Prioriter den daglige/ugentlige kommunikation

Succes med projektledelse kræver konsekvent kommunikation med dit team. Det vil sikre, at der ikke opstår misforståelser, og at alle er enige. Organiser regelmæssige teammøder og oprethold åbne kommunikationslinjer hver dag for at sikre, at eventuelle problemer eller forespørgsler bliver løst hurtigt. For at sikre, at alle kan nås når som helst, skal du sørge for, at dine kommunikationskanaler er pålidelige og sikre.

3. Brug samarbejdsværktøjer med omtanke

Nogle gange kan teamet synes, at det er lidt overvældende at bruge flere platforme til at kommunikere på daglig basis. I sådanne tilfælde er det bedste, man kan gøre, at give hver kommunikationsplatform et formål.

Brug f.eks. e-mails til at kommunikere med kunder, Slack til opdateringer om projektets fremskridt og Skype udelukkende til møder. Du skal kommunikere alle detaljerne til dine offshore-udviklere, uanset hvordan du tildeler opgaver til forskellige kanaler. Det er op til dig at vælge, hvad der fungerer bedst for dig.

4. Vær meget forsigtig med samtaletonen

Normalt bruges tekstbeskeder til at kommunikere med dine offshore-udviklere. Dit budskab kan komme til at fremstå som rent informativt, og modtageren kan fortolke det anderledes. Det kan til en vis grad undgås ved at sige tingene tydeligt, undgå sarkasme og lejlighedsvis bruge emojis.

Vælg lyd- og videosamtaler, når det er muligt, alene fordi du kan aflæse den andens ansigtsudtryk og tilpasse din kommunikationsstil derefter. At observere og lytte til hinanden øger produktiviteten. Du kan lære dit team bedre at kende og kommunikere mere oprigtigt med denne tilstand. At opbygge den slags forhold, du ønsker, når du arbejder side om side, gøres muligt af forskellige små ting.

5. Få mest muligt ud af tidsforskellen

Nogle gange ved det interne team og dine engagerede offshore-udviklere, hvordan de skal kommunikere, men de ved ikke, hvornår de skal gøre det. Der er mange strategier til at komme forbi de problematiske forhindringer, som tidsforskellen udgør. Det, du skal gøre, er at finde en tidsplan, der overlapper med dit udviklingsteams, og så skal du planlægge arbejdet derefter.

6. Accepter dit fjernteam fuldstændigt

At lære personerne i dit fjernteam at kende personligt vil hjælpe dig med at forbedre kommunikationen endnu mere. Hvor godt kunderne arbejder sammen med fjernteamet, er en succesfaktor, der adskiller vellykkede projekter fra resten. At gøre en indsats for at lære eksterne teammedlemmer at kende og dele virksomhedens mission kan hjælpe med at udvikle et effektivt arbejdsforhold med et engageret udviklingsteam.

• Ligesom du kender alle detaljer om dit interne team, bør du også kende til dit offshore-teams historie, interesser, tidsfordriv og vaner. Det vil uden tvivl hjælpe i det lange løb.
• Sørg for, at intern kommunikation om virksomhedens vækst altid omfatter offshore-udviklingsteamet.
• Uanset hvor de befinder sig, ønsker fjernteams i sidste ende at føle en forbindelse til virksomhedens mission.
• Sørg for, at din virksomheds ledelsesteam og dine offshore-udviklere kommer godt ud af det med hinanden.
• Dernæst skal du præsentere dig selv som en samarbejdspartner snarere end en taktisk kunde ved at give konstruktiv kritik.

Dette er de seks bedste strategier, du kan bruge til at få en bedre kommunikation med dit offshore-udviklingsteam. Som du ved, kan din virksomheds succes i høj grad afhænge af, hvor effektivt du kan samarbejde med dem. Når der er effektiv kommunikation, vil der være gennemsigtighed, et stærkt fundament af tillid og gensidig forståelse med teamet. Det vil føre til et succesfuldt, langsigtet forretningsforhold, der vil gavne begge parter.

Interessante links:

Tjek nogle af metoderne til at forbedre kommunikationen med fjernteams

8 tips til at arbejde effektivt med et offshore-udviklingsteam

Billeder: Canva

Forfatteren: Sascha Thattil arbejder på Software-Developer-India.com, som er en del af YUHIRO Group. YUHIRO er en tysk-indisk virksomhed, der leverer programmører til IT-virksomheder, agenturer og IT-afdelinger.