Miksi käyttää Slackia sähköpostin sijaan
Joten mikä on suosikki viestintätapa tiimisi jäsenten keskuudessa? Sähköposti Tekstiviesti? Pikaviestit vai pikaviestit? Pidä hengitystäsi, koska useimmat ihmiset sanovat sen löysyyden. Kyllä se on oikein. Tässä artikkelissa keskustelemme perusteellisesti tästä uudesta viestintämenetelmästä ja löydämme sen edut
Joten kuten olet jo kerännyt, Slack on viestintätyökalu, ja se on pilvipohjainen. Joukkueet ja pienet ihmisryhmät voivat kommunikoida keskenään, lähettää viestejä paitsi näille ryhmille myös ryhmien alaryhmille.
Esimerkiksi, jos joukkueessasi on 15 henkilöä, voit esitellä Slackin kaikkien 15 kanssa ja lähettää viestin, ja kaikki saavat sen. Seuraavaksi voit luoda ryhmän osajoukon 15 ryhmän ryhmään ja lähettää toisen viestin. Joten yhdessä työkalussa voi olla erilaisia viestintäkanavia. Ja se tulee mahtavammaksi. Tässä on Slackin edut:
1) Se ei keskeytä projektiryhmiä
Työkalun avulla sinulla on avoimet viestintäjärjestelmät kaikilla tiimin jäsenillä, ja voit lähettää heille viestejä, kun sinulla on jotain jakaa heidän kanssaan. Mutta sinun ei tarvitse keskeyttää niitä fyysisesti viesteillä, kun ne ovat keskellä tärkeää työtä.
Kun tiimin jäsen lähestyy toista kysymyksellä: ”Voinko kysyä teiltä yhden asian?” se on fyysistä häiriötä, mutta kun sama tapahtuu tämän chat-alustan kautta, toisella henkilöllä on vapaus vastata sopivaksi. Tai jopa torkuta ilmoitus, kunnes se on vapaasti tarkistettavissa.
2) Uskomaton hakutoiminto
Slackillä on mahtava palvelu, jonka avulla voit etsiä jotain heti. Se toimii melkein kuin Google-haku, mutta tässä se etsii katkelmia keskustelustasi.
Jos tiimin jäsen jakoi idean kanssasi ja haluat palata siihen vielä kerran, avainsanojen kirjoittaminen tuo keskustelun heti esiin sinulle.
3) Integrointi muihin työkaluihin
Työkalun tarkoituksena on pitää kaikki joukkueen jäsenet ajan tasalla tapahtumista. Slack voidaan integroida myös muihin työkaluihin, kuten Trello ja RocketBolt, Asana, Jira ja niin edelleen. Sen avulla voit jakaa tiedostoja ja asiakirjoja helposti. Sinun ei enää tarvitse huolehtia pitkistä sähköpostiketjuista, vaan pikemminkin lähettää tiedosto kerran ja olla tyytyväinen, että kaikki tiimin jäsenet saavat sen.
Ota pois: Löysä sopii parhaiten kysymyksiin, jotka tarvitsevat nopeita vastauksia. Se eliminoi sähköpostiviestien pitkän ketjun, joka paisuu hienovaraisuuksilla ja miellyttävyydellä, mutta pääsee pikemminkin asian ytimeen.
4) Erinomainen uusille tiimin jäsenille
Kun uusi jäsen liittyy tiimiin keskellä projektia, voit saada hänet nopeasti vauhtiin tällä työkalulla. He voivat vain kirjautua sisään, oppia käyttämään sitä ja tarttua aiempiin keskusteluihin hikoilematta. Se auttaa myös uutta henkilöä pääsemään hyvin tiimiin ja ymmärtämään roolien hierarkiaa.
5) Toimii toimiston vesijäähdyttimellä
Slack toimii paikassa, jossa virtuaalinen tiimi voi tavata ja käydä kevyitä keskusteluja projektin etenemisestä. Joten se toimii vesijäähdyttimenä, jossa kaikki voivat tavata, vaikka eivät koskaan näe toisiaan. Kaikki projektin ihmiset ovat mukana, kukaan ei jää pois.
6) Suuri tuottavuuden nousu
Ei ole epäilystäkään siitä, että viestintäväline on parantanut tiimien tuottavuutta. A Statistan tutkimus Vuonna 2015 on paljastanut, että noin 32% kyselyyn vastanneista on väittänyt, että joukkueen tuottavuus on kasvanut 20-40% Slackin kanssa. Tiimin jäsenten ei myöskään tarvitse tuhlata aikaa sähköpostin avaamiseen ja viestin kirjoittamiseen, kun he voivat heti kirjoittaa ja lähettää chat-viestin kaikille. Siksi on sisältää vähemmän sanoja, ja siten vähemmän aikaa. Löysyys on vähemmän muodollista kuin sähköposti, koska sinun ei tarvitse käydä läpi herkkuja.
7) Pitää tiimin integroituneena
Projektin aikana voi syntyä useita pieniä kysymyksiä. Voit ajatella, että kysymys koskisi vain sitä kysynyttä henkilöä, mutta totuus on, että se koskisi myös kaikkia muita tiimissä.
Entä jos myös muilla tiimin jäsenillä on muutama ajatus jaettavaksi? Sähköposti ei anna tätä etuoikeutta. Jos kyseessä on sosiaalisen median kampanjaprojekti, SM-johtaja, suunnittelija ja sisällöntuottaja voivat kaikki osallistua yhdessä.
Ota pois: Löysä poistaa sähköpostihäiriöt tililläsi. Virallinen postilaatikkosi näyttää puhtaammalta ja helpommin ohjattavalta.
Joten meneekö Email roskiin lähitulevaisuudessa?
Slackin luomasta hyökkäyksestä huolimatta on erittäin epätodennäköistä, että työkalu korvaa vanhan hyvän sähköpostin kokonaan. Loppujen lopuksi sähköposti on tärkeä monille muille liiketoiminnan ja elämän osa-alueille.
Siellä tapahtuu viralliset liiketoimet, missä kaikki laskut menevät, se pitää kirjaa kaikista liiketoiminnoistamme ja toimii keskitettynä järjestelmänä, kun sinun on nollattava salasanat, ja niin edelleen.
Säännölliset perinteiset sähköpostit ovat hyviä, kun haluat lähettää pitkiä viestejä tai kun olet tärkeän liikesuhteen ytimessä. Se on myös hyvä idea, kun tarvitset lisää yksityisyyttä ja kun haluat suojata jaettuja tietoja.
Päätösajatukset
Kun ihmiset sanovat, että voit käyttää Slackia sähköpostin sijaan, muista, että Slack on erittäin tärkeä, kun haluat lähettää viestejä sisäisesti, mutta toinen viestintätapa on tärkeä myös silloin, kun sinun on lähetettävä tietueita, kuitteja, tapahtumia ja vastaavia toimintoja.
Ja kyllä, joissakin tilanteissa kasvokkain tapahtuva viestintä olisi parempi idea, varsinkin kun joudut arvioimaan toisen henkilön sävyn, kehon kielen jne.
Esimerkiksi sana ”Kiitos” voidaan tulkita monin tavoin, kun näet sen kirjoitetussa muodossa. Toisaalta se ei olisi niin pirteää, kun kuulet sanan suusta.
Mielenkiintoisia artikkeleita:
Sähköpostin ja Slackin vertailu
Tutustu mielenkiintoisiin vastauksiin quora aiheesta ja miksi tiimisi tulisi käyttää sitä
Kuvalähde: Flickr.com/ Tatsuo Yamashita / Gustavo
Kirjoittaja: Reema Oamkumar on sitoutunut ajatusjohtajana www.Software-Developer-India.com -sivustolla, joka on osa YUHIRO-ryhmää. YUHIRO on intialainen saksalainen yritys, joka tarjoaa ohjelmoijia IT-yrityksille, virastoille ja IT-osastoille.
Vastaa