Miten kommunikoida paremmin offshore-kehitystiimin kanssa?

Miten kommunikoida paremmin offshore-kehitystiimin kanssa?

Nykyään on yleistä, että yritykset työskentelevät offshore-kehitystiimin kanssa, erityisesti ohjelmistokehitysalalla, jotta ne pysyisivät kilpailussa mukana ja pysyisivät samalla budjetissaan. Vaikka ulkoistamisesta on lukuisia etuja, se vaatii sinulta lisävalvontaa ja -huomiota sen varmistamiseksi, että etäisyys ei vaikuta kielteisesti kehitystiimin tuottavuuteen.

Paras tapa ymmärtää heidän huolenaiheitaan ja voittaa etäisyyteen liittyvät haasteet on rakentaa vahva viestintä offshore-kehitystiimin kanssa. Tässä artikkelissa käydään läpi joukko strategioita, joiden avulla voit kommunikoida paremmin tiimisi kanssa, jotta voit välttää kaikki takaiskut, joita yrityksesi voi kokea viestinnän puutteesta johtuen. Lue lisää.

Miksi tehokkaalla viestinnällä on merkitystä?

Viestintä on kriittinen osa onnistuneen ja tuottavan offshore-tiimin perustamista. Yhteistyö ja työn laatu voivat kärsiä ilman asianmukaista viestintää, mikä estää koko tiimiä saavuttamasta tavoitteitaan. Hyvän viestinnän avulla tiimit voivat toimia sujuvasti, ja lopulta tiimin jäsenten välille syntyy luottamus. Näin ollen se parantaa heidän sitoutumistaan työhön ja tehokkuuttaan tiiminä.

• Tilastot osoittavat, että monet työntekijät syyttävät työpaikan epäonnistumista tehottomasta viestinnästä.
• Yritys voi kärsiä merkittävästi huonosta viestinnästä, mikä voi johtaa kalliisiin virheisiin sekä tuottavuuden ja tehokkuuden laskuun.
• Keskeneräiset työt, tyytymättömät asiakkaat ja huonosti suoriutuvat työntekijät ovat viestintäkatkosten seurauksia.
• Yrityksille tämä voi tarkoittaa tulojen, ajan ja maineen menetystä.
• Tehokas ja jatkuva yhteydenpito maalla sijaitsevien ja offshore-kehitystiimien välillä on ratkaisevan tärkeää näiden epäonnistumisten ehkäisemiseksi.

Viestintästrategiat offshore-tiimiäsi varten

Luit edellä olevasta osiosta tehokkaan viestinnän merkityksestä. Varmistaaksesi, että offshore-kehitystiimisi tekee tehokasta yhteistyötä, sinun on kehitettävä tehokkaita viestintästrategioita. Tässä osiossa annetaan muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua siinä.

• Tee työohjeet selkeiksi ja ytimekkäiksi
• Päivittäisen/viikoittaisen viestinnän priorisointi
• Käytä yhteistyövälineitä viisaasti
• Ole hyvin varovainen keskustelun sävyn kanssa
• Hyödynnä aikaero
• Hyväksy etätiimisi täysin

1. Tee työohjeet selkeiksi ja ytimekkäiksi

Ensimmäinen vinkki on tehdä työohjeista selkeät ja jäsenten on helppo seurata niitä. Varmista, että ohjeissasi ei jätetä tilaa väärintulkinnoille, koska se voi johtaa työvirheisiin. Joskus tällaisten virheiden korjaaminen voi olla kallista ja aikaa vievää.

Paras tapa välttää se on dokumentoida jokaista tehtävää koskevat odotukset laatimalla standarditoimintamenettely (SOP). Se auttaa heitä välttämään väärinkäsityksiä ja sekaannuksia. Tällainen työprotokolla säästää heidät myös edestakaisen sähköpostiviestinnän vaivalta.

2. Päivittäisen/viikoittaisen viestinnän priorisointi

Menestyminen projektinhallinnassa edellyttää johdonmukaista viestintää tiimisi kanssa. Näin varmistetaan, että väärinkäsityksiä ei esiinny ja että kaikki ovat samaa mieltä. Järjestä säännöllisiä tiimikokouksia ja pidä yllä avointa viestintää joka päivä sen varmistamiseksi, että kaikki ongelmat tai tiedustelut ratkaistaan nopeasti. Varmista, että kaikki ovat tavoitettavissa milloin tahansa, ja varmista, että viestintäkanavat ovat luotettavia ja turvallisia.

3. Käytä yhteistyövälineitä viisaasti

Joskus tiimi saattaa kokea, että useiden alustojen käyttäminen päivittäiseen viestintään on hieman ylivoimaista. Tällaisissa tapauksissa on parasta antaa jokaiselle viestintäalustalle oma tarkoituksensa.

Käytä esimerkiksi sähköpostia yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa, Slackia projektin etenemisen päivittämiseen ja Skypeä yksinomaan kokouksiin. Sinun on ilmoitettava kaikki yksityiskohdat offshore-kehittäjille riippumatta siitä, miten jaat tehtävät eri kanaviin. Voit itse valita, mikä sopii sinulle parhaiten.

4. Ole hyvin varovainen keskustelun sävyn kanssa

Yleensä tekstiviestejä käytetään viestintään offshore-kehittäjien kanssa. Viestisi saattaa vaikuttaa tiukasti informatiiviselta, mutta vastaanottaja saattaa tulkita sen toisin. Sitä voidaan välttää jossain määrin ilmaisemalla asiat selkeästi, välttämällä sarkasmia ja käyttämällä toisinaan hymiöitä.

Valitse mahdollisuuksien mukaan ääni- ja videopuhelut; tämä johtuu pelkästään siitä, että voit lukea toisen henkilön kasvojen ilmeet ja mukauttaa viestintätyyliäsi sen mukaisesti. Toisten tarkkailu ja kuunteleminen lisäävät tuottavuutta. Tässä tilassa voit tutustua tiimiisi paremmin ja kommunikoida aidommin. Erilaiset pienet asiat mahdollistavat sellaisen suhteen rakentamisen, jonka haluat rakentaa työskennellessäsi rinnakkain.

5. Hyödynnä aikaero parhaalla mahdollisella tavalla

Joskus sisäinen tiimi ja sitoutuneet offshore-kehittäjät tietävät, miten kommunikoida, mutta he eivät tiedä, milloin se pitäisi tehdä. Aikaeron aiheuttamien ongelmallisten esteiden ohittamiseksi on olemassa lukuisia strategioita. Sinun on löydettävä aikataulu, joka on päällekkäinen kehitystiimisi kanssa, ja sitten sinun on suunniteltava työ sen mukaisesti.

6. Hyväksy etäryhmäsi täysin

Henkilökohtainen tutustuminen etäryhmäsi jäseniin auttaa sinua parantamaan viestintää entisestään. Se, miten hyvin asiakkaat työskentelevät etäryhmän kanssa, on yksi menestystekijä, joka erottaa onnistuneet projektit muista. Jos yrität tutustua etäryhmän jäseniin ja jaat yrityksen mission, voit kehittää tehokkaan työsuhteen sitoutuneen kehitystiimin kanssa.

• Kun tunnet sisäisen tiimisi jokaisen yksityiskohdan, sinun pitäisi tuntea myös offshore-tiimisi historia, kiinnostuksen kohteet, harrastukset ja tavat. Siitä on epäilemättä apua pitkällä aikavälillä.
• Varmista, että yrityksen kasvua koskevassa sisäisessä viestinnässä on aina mukana offshore-kehitystiimi.
• Sijainnista riippumatta etätiimit haluavat viime kädessä tuntea yhteyden yrityksen missioon.
• Varmista, että yrityksesi johtoryhmä ja offshore-kehittäjät tulevat hyvin toimeen keskenään.
• Esittele seuraavaksi itsesi pikemminkin yhteistyökumppanina kuin taktisena asiakkaana tarjoamalla rakentavaa kritiikkiä.

Nämä ovat kuusi parasta strategiaa, joilla voit parantaa viestintää offshore-kehitystiimisi kanssa. Kuten tiedät, yrityksesi menestys voi riippua suuresti siitä, miten tehokkaasti pystyt tekemään yhteistyötä heidän kanssaan. Kun viestintä on tehokasta, tiimin kanssa vallitsee avoimuus, vahva luottamuksen perusta ja keskinäinen ymmärrys. Tämä johtaa menestyksekkääseen, pitkäaikaiseen liikesuhteeseen, josta molemmat osapuolet hyötyvät.

Mielenkiintoisia linkkejä:

Tutustu joihinkin menetelmiin, joilla voit parantaa viestintää etäryhmien kanssa.

8 vinkkiä tehokkaaseen työskentelyyn offshore-kehitysryhmän kanssa

Kuvat: Canva

Kirjoittaja: Sascha Thattil työskentelee Software-Developer-India.com -sivustolla, joka on osa YUHIRO-ryhmää. YUHIRO on intialainen saksalainen yritys, joka tarjoaa ohjelmoijia IT-yrityksille, virastoille ja IT-osastoille.