Come implementare un’efficace gestione del tempo per le attività quotidiane

Come imprenditore c’è sempre molto da fare. D’altra parte c’è solo così tanto tempo in un giorno.

Questo blog fornisce uno strumento di gestione del tempo per gestire le attività quotidiane.

Il seguente Strumento di gestione delle attività in 5 passaggi può essere utilizzato per farlo.

Annota i 5-6 compiti più importanti per quel giorno

I compiti importanti potrebbero essere quelli che ti avvicinano ai tuoi obiettivi strategici o quelli che ritieni di grande importanza. Fai attenzione a non includere troppe attività che devono essere eseguite perché “appena emerse”, ad esempio un dipendente o un collega che vuole qualcosa da te. Questo ti renderà inefficace.

Assegna un periodo di tempo a ciascuna attività

Accanto alle attività annota il tempo necessario per completare ciascuna voce dell’elenco. È necessario assegnare un tempo sufficiente per ogni compito in modo che sia possibile portarlo a termine effettivamente, tenendo presente anche la “regola del tocco” di cui parleremo qui. Es: preparazione del questionario sulle risorse umane (2 ore)

Assegna l’ora del giorno in cui desideri completare l’attività

Tendiamo a mettere i compiti difficili alla fine della giornata. La realtà è che il nostro cervello lavora al mattino, quindi dovremmo scegliere quell’ora del giorno per svolgere questi compiti. Es: Preparazione del questionario HR (2 ore) 09:00 – 11:00 11:00

Includi buffer di tempo per attività impreviste

Alcuni compiti “appena venuti fuori”, come un membro della famiglia malato, non possono essere messi da parte. Pertanto dovrebbero esserci zone cuscinetto per gestire tali eventi imprevisti.

La regola del tocco unico

Dopo aver toccato l’attività, completala. Il motivo è che troppo spesso c’è qualcos’altro nel mezzo e iniziamo a fare qualcos’altro che non è così importante. Completando l’attività una volta che l’hai toccata, diventerai sicuro della lista delle attività e con il tempo diventerà più facile attenerti ad essa.

Nota a margine: per un imprenditore è consigliabile svolgere almeno un’attività imprenditoriale strategica (E) o un’attività gestionale (M) al giorno. (T) sta per compiti tecnici di natura più tattica.

Ad es. La mia lista di attività per oggi:

(M) Preparare il contratto per il cliente xyz (1 ora) 15:00 – 16:00

(M) Lavoro sul manuale delle operazioni per il personale IT (2 ore) 13:00 – 15:00

(E) Preparare l’analisi SWOT (2 ore) dalle 09:00 alle 11:00

(E) Scrivere un post sul blog su “Strumento per una gestione efficace del tempo” (1 ora) 08:00 – 09:00

(T) Chiamare l’avvocato per consulenza sul contratto per il cliente (30 minuti) 16:00 – 16:30