10 tips voor het managen van een team op afstand

Telkens weer wordt benadrukt dat een team op afstand om projecten tot een goed einde te brengen een zeer heilzame zaak is. Hoewel zij aarzelden om een team op afstand in stand te houden, zijn zij langzaam tot de stap toegetreden, zich bewust van het belang van het in stand houden van een team. Het is echter niet meer dan normaal dat het feit dat u uw team niet echt ziet werken een zekere mate van ongerustheid met zich meebrengt, omdat u niet weet wat zij eigenlijk aan het doen zijn wanneer zij beweren te werken. Dit heet angst voor werken op afstand, en het is heel reëel. Interessant is dat, terwijl managers zich zorgen maken over de productiviteit van hun team, de teams zich ook zorgen maken over werken op afstand. Laten we eens kijken wat hun angsten kunnen zijn:

Uitdagingen voor telewerkers die buiten hun kantoor werken

Vaak wordt geen aandacht besteed aan de zorgen van telewerkers. Laten we er een paar bekijken:

1. Virtueel vergaderen eist zijn tol

Het is absoluut noodzakelijk dat managers dagelijks werkvergaderingen houden om de vorderingen van hun telewerkers te controleren. Maar eindeloos virtueel vergaderen kan zijn tol eisen omdat het hun productiviteit kan aantasten. Ze zien ook niemand, en dat kan een kwelling zijn voor mensen die graag met mensen omgaan. U kunt dit probleem echter oplossen door te investeren in goede communicatiemiddelen waarmee de mensen kunnen zien met wie zij werken, zodat de productiviteit toeneemt door regelmatige updates.

2. Technische uitdagingen

Werknemers die vanuit het kantoor werken, hoeven zich geen zorgen te maken over werkapparatuur en andere parafernalia. Maar wanneer de werknemer thuis is, zal hij de technische complexiteit moeten beheren en de technische haperingen en onderbrekingen moeten opvangen. Bij inbreuken op de beveiliging moeten zij van veraf coördineren met de systeembeheerder en het probleem oplossen. Als de werknemer niet volledig technisch onderlegd is, heeft hij het moeilijk om door de storingen heen te komen. Als u echter een team hebt dat op afstand werkt, zorg er dan voor dat zij goed met technische uitdagingen kunnen omgaan, en stel beveiligingsprotocollen op die zij moeten volgen in geval van inbreuken op de beveiliging.

3. De lijnen vervagen

Thuiswerken is niet goed voor de workaholic. Na verloop van tijd wordt hun productiviteit aangetast, omdat zij al hun vrije tijd voor hun werk doorbrengen, en dat eist zijn tol. Zij kunnen hun sociale leven uitstellen en de relaties thuis kunnen onder druk komen te staan. Het is waar dat zij niet van en naar het werk hoeven te pendelen, maar de pendeltijd is juist goed voor hen om te ontspannen en ‘uit het werk’ te komen.

4. Vertrouwenskwesties

Het is niet gemakkelijk om vertrouwen op te bouwen als iedereen op verschillende plaatsen is. Terwijl managers zich zorgen maken over de bekwaamheid van hun werknemers, maken de werknemers zich zorgen over de vraag of hun werk zal worden aanvaard en of zij op tijd zullen worden betaald.

Dit zijn slechts enkele van de uitdagingen waarmee de werknemers kunnen worden geconfronteerd, maar het zou natuurlijk variëren afhankelijk van het soort werk dat u hen toewijst, maar zorg ervoor dat uw werknemers en tijdelijke medewerkers zich op hun gemak voelen in hun werkomgeving.

Kennis van de uitdagingen zou het beheer van de werknemers vergemakkelijken

Als u eenmaal weet wat er door de hoofden van uw team gaat, wordt het gemakkelijker om hun potentieel aan te boren, en hen te laten leveren wat precies nodig is. Dus hier zijn enkele nuttige tips over hoe je het team goed te beheren:

1. Creëer een flexibel schema dat voor iedereen werkt

Werknemers werken het best wanneer zij een flexibel rooster hebben. Aangezien zij vanuit huis werken, kunnen zij een schema opstellen dat voor iedereen werkt, zelfs wanneer u dagelijkse vergaderingen hebt. Zij kunnen hun dagplanning maken en weten welk werk zij moeten doen, terwijl zij ook nog andere boodschappen kunnen doen.

2. Optimaal gebruik maken van technologie

De productiviteit neemt een hoge vlucht wanneer de teamleden voortdurend met elkaar communiceren. Gebruik dus alle beschikbare technologie zodat de werkomgeving bijna is alsof ze allemaal op dezelfde plaats werken. Gebruik technologie op een verstandige manier, zodat de teamleden autonoom kunnen werken, maar toch verantwoordelijk worden gehouden voor de bedrijfsdoelstellingen. Een van de uitdagingen bij werk op afstand is het gebrek aan communicatie, en dit kan worden verholpen met de nieuwste technologie.

Het is waar dat virtuele communicatie vaak de voedingsbodem is voor miscommunicatie, want wanneer mensen elkaar niet zien, kan het moeilijker zijn dingen uit te praten, omdat wat zij bedoelen te communiceren vaak niet is wat de andere persoon begrijpt. Het gebruik van videoconferentie-instrumenten kan deze kloof tot op zekere hoogte overbruggen.

3. Een mensgerichte benadering van geestelijke gezondheid

Werken op afstand is voor de meeste mensen een geïsoleerd scenario. De managers moeten er dus op letten dat zij een menselijke aanpak hanteren om de productiviteit van de teams te bevorderen. Een slechte geestelijke gezondheid heeft gevolgen voor het werk, zelfs als de werknemer briljant is en het vermogen heeft om kritieke problemen op te lossen. Regelmatige check-ins zouden het moreel helpen opkrikken.

4. Weten uw mensen hoe ze zichzelf moeten managen?

De mensen die je aanneemt moeten weten hoe ze zichzelf moeten managen. Als je één zwak lid hebt, kan dat het hele team negatief beïnvloeden. Het inhuren van een team op afstand kan lastig zijn als je het zelf probeert te doen. De traditionele aanwervingsmethode is niet altijd werkbaar omdat u misschien niet weet wat hun vorige ervaringen waren of aan welke universiteiten zij hebben gestudeerd. U kunt dit probleem oplossen door samen te werken met een betrouwbare leverancier, omdat zij de sollicitanten volledig zullen hebben bestudeerd alvorens een goed team samen te stellen om voor u in te huren. Dit maakt het voor u gemakkelijker, omdat u altijd de mix van eigenschappen kunt kiezen die bij u past.

5. Hebben middelen nodig als ze die niet hebben

Soms beschikken teams op afstand niet over goede middelen om onophoudelijk te kunnen werken. Zij hebben misschien nieuwe technologie nodig, afhankelijk van de eisen van hun project. Als je verwacht werk zoekt, moet je hen misschien de technologie leveren. Stel het team in op succes, en je zult succes krijgen.

6. Sociale interacties zijn een must

Mensen die samenwerken moeten elkaar leren kennen. Teammanagers die voor langere tijd teams hadden, moeten af en toe een sociaal interactieprogramma organiseren via Zoom-vergaderingen, zodat er leuke sociale interacties zijn. Het is belangrijk om tijd te vinden voor deze dingen, hoe krap de schema’s ook zijn.

7. Accepteer culturele verschillen en omarm ze

Sommige van de typische problemen met teams op afstand ontstaan wanneer de teammanagers de culturele verschillen niet begrijpen, erkennen of respecteren. Het kan zijn dat je met mensen uit verschillende delen van de wereld moet werken, en dat zij overtuigingen hebben die erkend moeten worden. Mensen worden erg beledigd als je dat niet doet.

8. Taken automatiseren

Er zijn hulpmiddelen om beheerstaken te automatiseren. Gebruik ze om projectsprints te beheren, en om teamleden te laten weten wat hun toegewezen taken en verantwoordelijkheden zijn. Dit zou verwarring helpen voorkomen, en iedereen weet wat er in de pijplijn zit. Dit kan ook helpen om frequente check-ins of frequente statusvergaderingen te vermijden.

9. Duidelijke communicatiestrategieën hebben

Aangezien communicatie meestal online gebeurt, moet u ervoor zorgen dat er duidelijke strategieën zijn zodat niemand het mist. Alle communicatie moet schriftelijk geschieden, zodat er een verslag is van wat er tijdens elke vergadering/discussie is besproken. Elke bug moet worden geregistreerd, en de ondernomen acties genoteerd. Tools zoals Slack en Trello zijn hier perfect voor.

10. Stel een proces in zodat ieders productiviteit toeneemt

Elke persoon werkt het best wanneer hij zijn eigen stijl en vrijheid heeft. Geef ze taken en verantwoordelijkheden, en laat ze in hun eigen tempo werken. Laat ze zich bevoegd voelen, en laat ze hun eigen methode hebben om de taken uit te voeren. Het zal hun productiviteit verhogen.

Interessante links:

Laat uw team op afstand zich als een team voelen

Wat zijn de voor- en nadelen van het runnen van een team op afstand?

Foto’s: Canvas


De auteur: Sascha Thattil werkt bij Software-Developer-India.com, een onderdeel van de YUHIRO Group. YUHIRO is een Duits-Indiase onderneming die programmeurs levert aan IT-bedrijven, agentschappen en IT-afdelingen.

Geef een antwoord

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.