Een team op afstand beheren?
Strategieën die u kunnen helpen bij het beheren van uw externe team
Mogelijkheden creëren waardoor de teamleden met elkaar communiceren
Het belangrijkste nadeel van een team op afstand is dat de teamleden zich in verschillende geografische landen kunnen bevinden. Het is dus mogelijk dat ze elkaar nooit zien of zelfs maar met elkaar praten. Het zou dus beter zijn om gelegenheden te creëren waar de leden elkaar zouden leren kennen, een soort van virtuele ontmoeting zouden hebben en ‘samenkomen’ waar ze met elkaar kunnen communiceren en een grapje of twee kunnen delen. Maak sociale groepen waar alle leden van het team lid van worden, zodat ze af en toe met elkaar kunnen communiceren. Zodra ze dezelfde frequentie bereiken, zou het gemakkelijker zijn om het werk gedaan te krijgen.
Een chatroom starten
Het initiëren van een chatroom waar de teamleden met elkaar kunnen communiceren en berichten kunnen achterlaten, zou ook helpen om die frequentie en vriendelijkheid onder hen te creëren. Chatrooms zijn persoonlijker dan e-mails en daarom zou de respons ook veel groter zijn. Om ervoor te zorgen dat chatrooms geen afleiding zijn voor de teamleden en een belemmering vormen voor de voortgang van het werk, moet u ervoor zorgen dat er een leuke chatroom is waar ze ook niet-zakelijke zaken kunnen bespreken (wat ze kunnen doen buiten kantooruren).
Geef nooit de ouderwetse telefoon op
Het is waar dat er veel communicatiemiddelen zijn als je internet hebt, maar niets kan de voordelen van de goede oude telefoon tenietdoen. Telefonische communicatie is spontaan, maakt communicatie gemakkelijker. Telefoongesprekken en videoconferenties via Skype zijn ook uitstekende vormen van communicatie omdat u rechtstreeks met het team kunt praten.
Integreer rapportagesystemen en plan werktijden
Het is waar dat wanneer u een team op afstand inhuurt, het team de vrijheid heeft om op zijn eigen gemak te leveren. Maar om de touwtjes in handen te houden en ervoor te zorgen dat het werk op tijd klaar is, kun je werktijden inplannen. Houd een logboek bij via het Excel-blad of een vergelijkbare toepassing om de voortgang van het team en de individuele leden te controleren. Een systeem inprenten waarmee ze de voortgang van hun project zouden moeten rapporteren. Hierdoor kunt u het project en de voortgang van elke persoon volgen.
Introduceer het systeem van het geven van prikkels
Het geven van incentives (bij voorkeur in geld) zou een andere methode zijn om het succes van uw project en de loyaliteit van uw teamleden/werknemers te verzekeren. Concurrentie tussen collega’s in een team op afstand is vrijwel onbestaande. Gezonde of ongezonde concurrentie vindt alleen plaats tussen collega’s op kantoor, dus het invoeren van het systeem van prikkels zou hen motiveren om beter te presteren.
Duidelijke en haalbare doelen en doelstellingen hebben
Elke werknemer zou willen dat zijn/haar bedrijf goed presteert, omdat zijn/haar voortbestaan erop is gebaseerd. Een team zou presteren als het weet dat er een doel te bereiken is. Zorg er dus voor dat alle teamleden op de hoogte zijn van de doelstellingen van het bedrijf en moedig hen aan om deze te bereiken. Als ze het voordeel van dagelijkse één-op-één interactie missen, zullen ze dus ‘actie op het werk’ voelen wanneer ze deze doelen bereiken.
Regelmatige een-op-een
Het opbouwen van een verstandhouding met de medewerkers is heel belangrijk omdat je ze niet elke dag op kantoor ziet. Dus deel een grapje met ze, vraag naar hun gezondheid, familieleden en maak tijd voor een praatje. Het zou verbazingwekkend goed werken. Zelfs als je het druk hebt, kun je een één-op-één plannen, want annulering zou wrevel veroorzaken bij teamleden en ze zouden het idee krijgen dat je niet iemand bent die graag bij hen zou willen zitten en praten. Wanneer u het op deze manier doet, kunnen externe medewerkers ook deel uitmaken van wat er op uw kantoor gebeurt.
Interessante links:
Een team op afstand beheren
Hoe bestuur je een team?
Afbeeldingen: Flickr.com/ Jurvetson/ Case
De auteur: Reema Oamkumar is aangesteld als thought leader bij Software-Developer-India.com, een onderdeel van de YUHIRO Group. YUHIRO is een Duits-Indiase onderneming die programmeurs levert aan IT-bedrijven, agentschappen en IT-afdelingen.
Geef een reactie