Hoe implementeer je een effectief tijdbeheer voor dagelijkse taken?

Als ondernemer is er altijd veel te doen. Aan de andere kant is er maar zoveel tijd in één dag.

Deze blog biedt een tool voor tijdbeheer om uw dagelijkse taken te beheren.

Het volgende Tool voor taakbeheer in 5 stappen kan hiervoor worden gebruikt.

Schrijf de 5 tot 6 belangrijkste taken voor die dag op

Belangrijke taken kunnen taken zijn die u dichter bij uw strategische doelstellingen brengen of taken die u zeer belangrijk vindt. Zorg ervoor dat u niet te veel taken opneemt die gedaan moeten worden omdat ze ‘net ter sprake komen’, bijvoorbeeld een werknemer of collega die iets van u wil. Hierdoor wordt u ineffectief.

Wijs een tijdsperiode toe aan elke taak

Noteer naast de taken de tijd die je nodig hebt om elk lijstitem af te werken. Het is noodzakelijk om voor elke taak voldoende tijd uit te trekken, zodat het mogelijk is om deze ook daadwerkelijk af te maken, ook rekening houdend met de “one touch-regel” die hier zal worden besproken. Bijv.: HR-vragenlijst voorbereiden (2 uur)

Wijs het tijdstip van de dag toe waarop u de taak wilt voltooien

We hebben de neiging om de moeilijke taken aan het einde van de dag te plaatsen. De realiteit is dat onze hersenen ’s ochtends werken, daarom moeten we dat tijdstip van de dag kiezen om deze taken uit te voeren. Bijv.: HR-vragenlijst voorbereiden (2 uur) 09:00 – 11:00 uur

Voeg tijdbuffers toe voor onverwachte taken

Sommige “zojuist bedachte” taken, zoals een ziek familielid, kunnen niet opzij worden geschoven. Daarom moeten er bufferzones zijn om dergelijke onverwachte gebeurtenissen op te vangen.

De one-touch-regel

Zodra je de taak hebt aangeraakt, voltooi je deze. De reden is dat er maar al te vaak iets anders tussen komt en we iets anders gaan doen wat niet zo belangrijk is. Door de taak af te ronden als je hem eenmaal hebt aangeraakt, zul je vertrouwen krijgen in de takenlijst en na verloop van tijd zal het gemakkelijker worden om je eraan te houden.

Kanttekening: Voor een ondernemer is het aan te raden om minimaal één strategische ondernemers (E) taak of management (M) taak per dag te doen. (T) staat voor technische taken die meer tactisch van aard zijn.

Bijv. Mijn takenlijst voor vandaag:

(M) Contract voorbereiden voor klant xyz (1 uur) 15:00 – 16:00 uur

(M) Werk aan operationeel handboek voor IT-personeel (2 uur) 13:00 uur – 15:00 uur

(E) SWOT-analyse voorbereiden (2 uur) 09:00 – 11:00 uur

(E) Blogpost schrijven over “Tool voor effectief tijdbeheer” (1 uur) 08:00 – 09:00 uur

(T) Advocaat bellen voor advies over contract voor klant (30 minuten) 16:00 – 16:30 uur