10 tips for å administrere et eksternt team

10 tips for å administrere et eksternt team

Det har blitt understreket gang på gang at det å ha et eksternt team for å få prosjekter utført er en veldig fordelaktig sak. Selv om de som har nølt med å opprettholde et eksternt lag, har sakte gått inn i angrepet og innsett viktigheten av å opprettholde et. Imidlertid er det bare naturlig at det å ikke se teamet ditt faktisk fungerer gir en viss grad av bekymring, fordi du ikke vet hva de faktisk gjør når de krever arbeidstid. Dette kalles fjernarbeidsangst, og det er veldig reelt. Interessant nok, mens ledere bekymrer seg for produktiviteten til teamet deres, bekymrer teamene seg også for eksternt arbeid. La oss undersøke hva deres frykt kan være:

Utfordringer som fjernarbeidere møter når de jobber borte fra kontoret

Ofte blir ikke bekymringene til fjernarbeidere adressert. La oss sjekke ut noen av dem:

1. Virtuelle møter har sin toll

Det er viktig for ledere å ha daglige arbeidsmøter for å sjekke fremdriften til sine eksterne medarbeidere. Men endeløse virtuelle møter kan kreve sin toll fordi det kan påvirke produktiviteten deres. Dessuten ser de faktisk ikke noen, og det kan være tortur for folk som liker å jobbe rundt mennesker. Du kan imidlertid løse dette problemet ved å investere i riktige kommunikasjonsverktøy som lar folk se menneskene de jobber med, slik at det blir bedre produktivitet gjennom regelmessige oppdateringer.

2. Tekniske utfordringer

Ansatte som jobber fra kontoret trenger ikke å bekymre seg for arbeidsutstyr og annet utstyr. Men når han er hjemme, må den ansatte håndtere de tekniske kompleksitetene og håndtere tekniske hikke og avbrudd. Hvis sikkerhetsbrudd skjer, må de koordinere med systemansvarlig langveisfra, og få det løst. Hvis arbeideren ikke er helt teknisk kompetent, har de en tøff tid å gå gjennom feilene. Men hvis du har et team som jobber eksternt, sørg for at de er flinke til å håndtere tekniske utfordringer, og lag sikkerhetsprotokoller som de kan følge i tilfelle sikkerhetsbrudd.

3. Linjene blir uklare

Å jobbe hjemmefra er ikke bra for arbeidsnarkomane. Over tid blir produktiviteten deres påvirket, fordi de bruker all fritid foran jobben, og det tar en toll. De kan utsette det sosiale livet og relasjoner hjemme kan bli anstrengt. Riktignok trenger de ikke å pendle til og fra jobb, men pendlertiden er faktisk bra for dem å slappe av og komme seg ut av jobben.

4. Tillitsproblemer

Det er ikke lett å bygge tillit når alle er på forskjellige steder. Mens ledere bekymrer seg for kompetansen til sine arbeidere, bekymrer arbeiderne seg for om arbeidet deres vil bli akseptert eller om de vil få betalt i tide.

Dette er bare noen av utfordringene som arbeiderne kan møte, men det vil selvfølgelig variere avhengig av hva slags arbeid du tildeler dem, men sørg for at dine ansatte og midlertidig ansatte er komfortable med arbeidsmiljøet sitt.

Å kjenne til utfordringene ville gjøre det lettere å administrere arbeiderne

Når du vet hva som går gjennom hodet til teamet ditt, vil det være lettere å utnytte potensialet deres og få dem til å levere det som er nøyaktig nødvendig. Så her er noen nyttige tips om hvordan du kan administrere teamet godt:

1. Lag en fleksibel timeplan som fungerer for alle

Arbeidstakere fungerer best når de har en fleksibel timeplan. Siden de jobber hjemmefra, kan de lage en timeplan som fungerer for alle, selv når du har daglige møter. De kan planlegge sin daglige timeplan og vite hvilket arbeid som må fullføres, og fortsatt gjøre andre ærend også.

2. Utnytt teknologien best mulig

Produktiviteten spruter når teammedlemmene er i konstant kommunikasjon med hverandre. Så bruk all teknologien som er til rådighet slik at arbeidsmiljøet er nesten som om de alle jobber på samme sted. Bruk teknologi klokt slik at teammedlemmene kan jobbe selvstendig, og fortsatt holdes ansvarlige for bedriftens mål. En av utfordringene i scenarier for fjernarbeid er mangel på kommunikasjon og dette kan løses med oppdatert teknologi.

Det er sant at virtuell kommunikasjon ofte er grobunn for feilkommunikasjon fordi når folk ikke ser hverandre, kan det være vanskeligere å snakke gjennom ting, fordi det de mener å kommunisere ofte ikke er det den andre personen forstår. Bruk av videokonferanseverktøy kan bygge bro over dette gapet til en viss grad.

3. En menneskesentrisk tilnærming for mental helse

Å jobbe eksternt er et isolert scenario for de fleste. Så lederne må være forsiktige med å gjengi en menneskesentrisk tilnærming for å oppmuntre til teamproduktivitet. Dårlig psykisk helsevern påvirker arbeidet selv om den ansatte er strålende og har kapasitet til å løse kritiske problemer. Regelmessige innsjekkinger vil bidra til å øke moralen.

4. Vet folkene dine hvordan de skal klare seg selv?

Personene du ansetter må vite hvordan de skal klare seg selv. Hvis du har ett svakt medlem, kan det påvirke hele laget negativt. Å ansette et eksternt team kan være vanskelig når du prøver å gjøre det selv. Den tradisjonelle metoden for å ansette er ikke alltid gjennomførbar fordi du kanskje ikke kjente deres tidligere erfaringer eller universitetene de gikk på. Du kan løse dette problemet ved å samarbeide med en pålitelig leverandør fordi de vil ha fullstendig studert søkerne før de setter sammen et godt team for å ansette for deg. Dette gjør ting enklere for deg siden du alltid kan velge den blandingen av egenskaper som passer for deg.

5. Trenger ressurser hvis de ikke har dem

Noen ganger har eksterne team ikke gode ressurser som gjør dem i stand til å jobbe ustanselig. De kan trenge ny teknologi i henhold til kravene til prosjektet deres. Hvis du ser etter forventet arbeid, må du kanskje gi dem teknologien. Sett teamet for suksess, og du vil få suksess.

6. Sosiale interaksjoner er et must

Folk som jobber sammen trenger å bli kjent med hverandre. Teamledere som har hatt team i lengre perioder må arrangere et sosialt samhandlingsprogram nå og da gjennom Zoom-møter slik at det blir noen morsomme sosiale interaksjoner. Det er viktig å finne tid til disse tingene uansett hvor stramme tidsplanene er.

7. Aksepter kulturelle forskjeller og omfavn dem

Noen av de typiske eksterne teamproblemene stammer fra at teamlederne ikke forstår, anerkjenner eller respekterer kulturelle forskjeller. Du må kanskje jobbe med mennesker fra forskjellige deler av verden, og de kan ha trosretninger som må anerkjennes. Folk blir veldig fornærmet når du ikke gjør det.

8. Automatiser oppgaver

Det finnes verktøy for å automatisere administrasjonsoppgaver. Bruk dem til å administrere prosjektsprinter, og til å hjelpe teammedlemmene å vite hva deres utpekte oppgaver og ansvar er. Dette vil bidra til å unngå forvirring, og alle vet hva som er i pipelinen. Dette kan også bidra til å unngå hyppige innsjekkinger eller hyppige statusmøter.

9. Ha klare kommunikasjonsstrategier

Siden kommunikasjon for det meste foregår online, sørg for at det er klare strategier slik at ingen går glipp av det. All kommunikasjon skal være skriftlig, så det vil være en nedtegnet form av hva som skjedde under hvert møte/diskusjon. Hver feil må registreres, og handlingene som er utført, noteres. Verktøy som Slack og Trello er perfekte for dette.

10. Etabler en prosess slik at alles produktivitet øker

Hver person fungerer best når de har sin egen stil og frihet. Gi dem oppgaver og ansvar, og la dem jobbe i sitt eget tempo. La dem føle seg styrket, og la dem ha sin egen metode for å fullføre oppgavene. Det vil øke produktiviteten deres.

Interessante lenker:

Få det eksterne teamet ditt til å «føle» som et lag

Hva er fordelene og ulempene ved å drive et eksternt team?

Bilder: Canva

Forfatteren: Sascha Thattil jobber på Software-Developer-India.com som er en del av YUHIRO Group. YUHIRO er en tysk-indisk bedrift som tilbyr programmerere til IT-selskaper, byråer og IT-avdelinger.