Hur kommunicerar man bättre med sitt offshore-utvecklingsteam?

Hur kommunicerar man bättre med sitt offshore-utvecklingsteam?

Numera är det vanligt att företag arbetar med ett offshore-utvecklingsteam, särskilt inom programvaruutvecklingsbranschen, för att kunna hålla jämna steg med konkurrenterna och samtidigt hålla sig inom budgetramarna. Även om det finns många fördelar med offshoring kräver det extra övervakning och uppmärksamhet från din sida för att säkerställa att avståndet inte påverkar utvecklingsteamets produktivitet negativt.

Det bästa sättet att förstå deras oro och övervinna eventuella distansrelaterade utmaningar är att bygga upp en stark kommunikation med ert offshore-utvecklingsteam. I den här artikeln går vi igenom ett antal strategier för att kommunicera bättre med ditt team så att du kan undvika eventuella bakslag som kan uppstå för ditt företag på grund av bristande kommunikation. Läs mer.

Varför är effektiv kommunikation viktigt?

Kommunikation är en viktig komponent för att skapa ett framgångsrikt och produktivt offshoringteam. Samarbetet och kvaliteten på arbetet kan bli lidande utan ordentlig kommunikation, vilket hindrar hela teamet från att uppnå sina mål. Med god kommunikation kan teamen arbeta smidigt och så småningom bygga upp ett förtroende mellan teammedlemmarna. Det kommer därför att leda till att deras engagemang för arbetet och deras effektivitet som team förbättras.

• Statistik visar att många arbetstagare förklarar misslyckanden på arbetsplatsen med ineffektiv kommunikation.
• Ett företag kan drabbas hårt av dålig kommunikation, vilket kan leda till dyra fel samt minskad produktivitet och effektivitet.
• Oavslutat arbete, missnöjda kunder och underpresterande medarbetare är resultatet av kommunikationsbrister.
• För företagen kan det innebära förlorade intäkter, förlorad tid och försämrat rykte.
• Effektiv och kontinuerlig kommunikation mellan utvecklingsteamen på land och offshore är avgörande för att förhindra dessa misslyckanden.

Kommunikationsstrategier för ditt offshore-team

Du har läst om vikten av effektiv kommunikation i avsnittet ovan. Så för att säkerställa att ditt offshore-utvecklingsteam samarbetar effektivt bör du ta fram några effektiva kommunikationsstrategier. I det här avsnittet får du några tips som kan hjälpa dig med det.

• Gör arbetsinstruktionerna tydliga och koncisa
• Prioritera daglig/veckovis kommunikation
• Använd samarbetsverktyg på ett klokt sätt
• Var mycket försiktig med samtalstonen
• Utnyttja tidsskillnaden på bästa sätt
• Helt acceptera ditt team på distans

1. Gör arbetsinstruktionerna tydliga och kortfattade

Det första tipset är att göra dina arbetsinstruktioner tydliga och lätta att följa för medlemmarna. Se till att inte lämna något utrymme för feltolkningar i dina instruktioner eftersom det kan leda till arbetsfel. Ibland kan sådana fel vara dyra och tidskrävande att rätta till.

Det bästa sättet att undvika detta är att dokumentera förväntningarna på varje uppgift genom att ta fram en standardiserad arbetsrutin (SOP). Det kommer att hjälpa dem att undvika missförstånd eller förvirring. Genom att ha ett sådant arbetsprotokoll slipper de också besväret med att kommunicera fram och tillbaka via e-post.

2. Prioritera daglig/veckovis kommunikation

För att lyckas med projektledning krävs konsekvent kommunikation med ditt team. Det kommer att säkerställa att det inte blir några missförstånd och att alla är överens. Anordna regelbundna teammöten och upprätthålla öppna kommunikationslinjer varje dag för att se till att eventuella problem eller förfrågningar snabbt löses. För att säkerställa att alla kan nås när som helst måste du se till att dina kommunikationskanaler är pålitliga och säkra.

3. Använd samarbetsverktyg på ett klokt sätt

Ibland kan teamet tycka att det är lite överväldigande att använda flera plattformar för att kommunicera på daglig basis. I sådana fall är det bäst att ge varje kommunikationsplattform ett syfte.

Använd till exempel e-post för att kommunicera med kunder, Slack för att uppdatera projektstatus och Skype exklusivt för möten. Du måste kommunicera alla detaljer till dina offshore-utvecklare, oavsett hur du tilldelar uppgifter till olika kanaler. Det är du som väljer vad som fungerar bäst för dig.

4. Var mycket försiktig med samtalstonen

Vanligtvis används textmeddelanden för att kommunicera med dina offshore-utvecklare. Ditt budskap kan uppfattas som enbart informativt, men mottagaren kan tolka det annorlunda. Det kan till viss del undvikas genom att uttrycka sig tydligt, undvika sarkasm och ibland använda emojis.

Om möjligt, välj ljud- och videosamtal; detta bara för att du kan läsa av den andra personens ansiktsuttryck och anpassa din kommunikationsstil därefter. Att observera och lyssna på varandra ökar produktiviteten. Du kan lära känna ditt team bättre och kommunicera mer genuint med detta läge. Att bygga upp den typ av relation som du vill ha när du arbetar sida vid sida möjliggörs av olika små saker.

5. Utnyttja tidsskillnaden på bästa sätt

Ibland vet det interna teamet och dina engagerade offshore-utvecklare hur de ska kommunicera, men de vet inte när de ska göra det. Det finns många strategier för att komma förbi de problematiska hinder som tidsskillnaden innebär. Hitta ett schema som överlappar med ditt utvecklingsteam är vad du behöver göra, och sedan bör du planera arbetet i enlighet med detta.

6. Acceptera ditt team på distans helt och hållet

Om du lär känna personerna i ditt distansteam personligen kan du förbättra kommunikationen ytterligare. Hur väl kunderna samarbetar med fjärrteamet är en framgångsfaktor som skiljer framgångsrika projekt från andra. Att anstränga sig för att lära känna teammedlemmarna på distans och dela med sig av företagets uppdrag kan bidra till att utveckla en effektiv arbetsrelation med ett engagerat utvecklingsteam.

• Eftersom du känner till alla detaljer om ditt interna team bör du också känna till ditt offshore-teams historia, intressen, tidsfördriv och vanor. Det kommer utan tvekan att hjälpa på lång sikt.
• Se till att intern kommunikation om företagets tillväxt alltid inkluderar offshore-utvecklingsteamet.
• Oavsett var de befinner sig vill team som arbetar på distans i slutändan känna samhörighet med företagets uppdrag.
• Se till att ditt företags ledningsgrupp och dina offshore-utvecklare kommer bra överens.
• Presentera dig sedan som en samarbetspartner snarare än en taktisk kund genom att ge konstruktiv kritik.

Här är de sex bästa strategierna du kan använda för att få bättre kommunikation med ditt offshore-utvecklingsteam. Som du vet kan ditt företags framgång i hög grad bero på hur effektivt du kan samarbeta med dem. När kommunikationen är effektiv skapas transparens, en stark grund av förtroende och ömsesidig förståelse inom teamet. Detta kommer att leda till en framgångsrik, långsiktig affärsrelation som gynnar båda parter.

Intressanta länkar:

Ta en titt på några av metoderna för att förbättra kommunikationen med fjärrteam

8 tips för att arbeta effektivt med en offshore-utvecklingsgrupp

Bilder: Canva

Författaren: Sascha Thattil arbetar på Software-Developer-India.com som är en del av YUHIRO Group. YUHIRO är ett tysk-indiskt företag som tillhandahåller programmerare till IT-företag, byråer och IT-avdelningar.